懐かしい仲間が集う同窓会は、出席する者にとっては一大イベントです。
だが、このイベントの準備を行う幹事たちには惜しみない時間と労力が求められることとなります。
では、同窓会の招待状にはどのような情報を含めるべきでしょうか。
下記では、卒業生や教員宛に送る同窓会の招待状の適切な記載方法を例文と共にご案内します。
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同窓会の案内状の書き方
同窓会の案内状を作成する際には、決まった形式は存在しません。しかし、受け手が情報を明瞭に理解できるように、内容を丁寧に整えて、理解しやすい構成にすることが重要です。
それでは、案内状に何を記載する必要があるのか、具体的な情報を確認していきましょう。
今年は同窓会の当たり年だ。なんだかやたらと案内状が届く。コロナで会合を自粛していた反動もあるのかもしれない。これまではできるだけ参加していたが、仕事がうまくいっていない時は出席するのが億劫になる。同窓会どころではないのだ。老い先短いのだから、旧交を温めて然るべきなのかもしれないが
— 杏野崇 (@LVpDZWWRu4jrnv9) November 10, 2024
同窓会の招待状に含めるべき挨拶文は？
招待状には、同窓会の開催を告知する挨拶文が欠かせません。生徒向けにも教師向けにも、以下の点を礼儀正しい言葉で盛り込みましょう。
- 季節のあいさつ
- 同窓会の開催告知
- 参加を呼びかける言葉
生徒と教師それぞれに向けた具体的な文面の例を以下に示します。
同窓会の開催についての案内
同窓会を円滑に実施するためには、以下の点を明確にご案内することが必要です。
- 名称：たとえば「〇〇学校平成（昭和）〇年度卒業生の同窓会」とします。
- 案内の書式：丁寧な挨拶文から始まり、敬語で終える形式を用います。
- 開催日時：例えば「〇月〇日〇曜日、午後〇時から」と明記します。
- 開催場所：店舗名や住所、電話番号、場所の案内図などを添えます。
- 参加費：「〇千円」と参加する際の費用を指定します。
- 特別ゲスト：担任や部活動の顧問など、特に呼びたい先生の氏名を記載します。
- 出欠の確認：返信期限を「〇月〇日まで」と設定し、回答の方法を案内します。
- 連絡先：問い合わせがあった際に対応する、幹事の氏名と連絡情報を記載します。
先生の会費はどうする？
教師の会費に関する対応は、いくつかの方法が考えられます。
- 無償の招待とする。
- 他の出席者と同じく会費を頂く。
複数の同窓会に招かれる教師のことを思うと、毎回の会費は負担になる可能性があります。そのため、参加者が共同で費用を負担し、教師を招待する方法も検討されることもあります。しかし、教師からの御礼を会計時に受け取る際には混乱が生じることがありますので、多くの場合、会費制を取り入れることが多いのが実情です。
同窓会の招待状はいつ送ればよいか
同窓会の招待状は、参加希望者が日程を調整しやすいように、イベントの開催日の少なくとも1か月前には到着するよう郵送することが望ましいです。
生活リズムは人によって異なるため、早めの通知が良いでしょう。招待状に内容の誤りが発覚した場合は、速やかに修正し再送付しなければならないため、それによる追加の郵送費用も考慮する必要があります。そのため、確実に内容を確認してから発送することが重要です。
また、招待状を通じて来賓の出欠情報を案内したい場合は、その情報を把握した上で先に確認作業を行なうと良いでしょう。
ごめん。同窓会には行けません。今シンガポールにいるわけではないですし、この国を南北に横断する地下鉄を作ってるわけではありません。
あの町の寒さも、雪も、坂道も覚えています。今実家なんで。
もうすこし、同窓会っていつだっけと忘れたふりをします。招待状来てないの私だけですか？
— あかさたな05 (@Ef49pgE7N97Ll0a) December 27, 2019
同窓会の案内状の例文
ここでは、生徒宛ておよび先生宛ての同窓会案内状の例文をご案内いたします。
〇〇中学校卒業生 同窓会のご案内
皆様へ
早春の候、皆様には益々ご清栄のことと存じます。〇〇年度に〇〇中学校を卒業された皆様におかれましては、様々な道を歩まれていることと思います。卒業から早〇年が経過しました。このたびの節目を機に、同窓会を催す運びとなりましたのでご案内申し上げます。
かつての教えを受けた□△先生もご出席されます。ご多忙のこととは存じますが、ぜひともご参加くださいますようお願い申し上げます。長い間ご無沙汰している仲間たちとの再会を、私たちも心待ちにしております。
お忙しい中、同窓会にお越しいただき、懐かしい時を共有しましょう。どうぞ楽しい一時を過ごしていただけることと思います。皆様のご参加を心よりお待ちしております。
敬具
開催日時：令和〇〇年〇月✖日（△曜日）午後6時～
開催場所：レストラン◎◎（東京都〇〇区〇〇1-2-3、電話：03-0000-0000）
会場ウェブサイト：http://xxxxxx
参加費：8,000円（当日受付にてお支払いください）
主催者：〇〇〇〇（連絡先：携帯電話 090-0000-0000、電子メール xxxxxx@xx.xx）
※参加の可否につきましては、〇月〇日までに返信用ハガキにてご連絡くださいますようお願い申し上げます。
先生宛の同窓会案内状について
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。拝啓、過ぎゆく季節の候、先生には日々健やかでご活躍のことと存じます。私は〇〇年度〇〇中学校卒業生の〇〇と申します。
早いもので我々が中学校を卒業してから〇〇年が経とうとしております。記念すべき節目に際しまして、同窓会を催す運びとなりました。かねてから先生との再会を願っておりましたので、是非ご出席賜りたく、お願い申し上げます。
ご多忙の折り大変恐縮ではございますが、同封の往復はがきにてご欠席・ご出席のご意向を賜りたく思います。同窓生一同、先生との懐かしいひと時を楽しみにしております。
敬具
開催日：令和〇〇年〇月✖日（△曜日）午後6時より
会場：レストラン◎◎（住所：東京都〇〇区〇〇1-2-3、電話：03-0000-0000）
会場HP: http//:xxxxxx
参加費：8,000円（当日会場にてお支払いください）
幹事連絡先：〇〇〇〇（携帯番号：090-0000-0000、メールアドレス：xxxxxx@xx.xx）
※準備の都合により〇月〇日までに往復はがきでのご返信をお願い致します。
あとがき
同窓会のご案内をお送りする際に、往復ハガキを用いて回答を求める手法は広く採用されています。もし封筒での送付を選ばれる場合は、忘れずに返信用のハガキも一緒に同封しておくことが大切です。
万が一ご質問やご不明な点が生じた場合、スムーズな対応が可能なよう、連絡先を明確に記載しておくことが好ましいでしょう。
