「都合がつかない」と伝えることは一般的な場面で誰もが直面することです。特に、上司やビジネスパートナーなど重要な関係者にその旨を報告する際は、不快な思いをさせないための工夫が必要です。
この文章では、相手を尊重しながら「都合がつかない」と伝える際の適切な言葉遣いや、状況別に適した表現方法について解説していきます。ビジネスの現場での実用的な例文もあわせて提供するので、ぜひ活用してみてください。
「都合が悪い」という表現の意味合い
「都合が悪い」というフレーズは、人のスケジュールや状況が合わないため、何かを行なうことが困難であることを表しており、通常、提案や要求を辞退する際に用いられる表現です。
この表現には敬語が含まれていないため、使用する際には相手に敬意を表する配慮が必要です。
時間に関する都合
- 既に予定がある
- 時間が足りないためスケジュールが合わない
時間以外の都合
- 体調不良
- 個人的な用事がある
- 移動が難しい
まあ言い方よね。日程を応募者さんに合わせるのは当然だけど、「その日は都合が悪いので別の日でもいいでしょうか」って返せてれば何にも問題にはならなかったな。 https://t.co/baKxCoxBJZ
— chi (@chiru_goro) July 18, 2024
「都合がつかない」の上品な表現法
「都合がつかない」とはストレートな表現かもしれませんが、表現を工夫することで、相手に対する思いやりを伝えられます。日頃から目上の人には敬意を表す表現を心掛け、親しい人や部下とのコミュニケーションでは相手の状況を配慮した柔軟な言い回しを選びましょう。このような配慮深い表現は、ビジネスシーンに限らず日常生活においても非常に役立ちます。
目上の人や上司とのコミュニケーションでの適切な言い換え
- 恐れ入りますが、今回はご期待に応えかねます
- 誠に残念ながら、今のところは困難を極めております
- 申し訳なく思っておりますが、私の都合で配慮が必要です
親しい人や部下とのコミュニケーションでの柔らかな言い換え
- 今のところは難しそうだね
- 残念だけど、スケジュールが合わなさそうだよ
- 今回はちょっと厳しいかなと思うよ
お誘いを受けた際に、どう伝えれば誠実に伝わるのか、失礼がないようにと慎重に言葉を選びたくなります。特にビジネスの場では、丁寧な言葉遣いを用いると共に、なぜ参加が難しいのかその理由も添えることで、相手への敬意を示せるものです。
「都合が合わない」を丁寧に表現する8つの言い回し
直球で「都合が合わない」と伝えると、場合によっては無礼に捉えられかねないこともあります。相手に配慮し、礼儀を尽くした表現を選ぶことが、関係を良好に保つ鍵となります。
- 申し訳ございませんが、その時間には別の約束があるため、ご要望に応じ兼ねます。
- 誠に恐縮ですが、その日は他の予定が入っているため、参加が困難です。
- 大変申し訳ないのですが、すでに別の業務があり、ご希望に添えません。
- どうにも調整がつかず、恐れ入りますが、その際の出席は難しいです。
- 私的な事情で、残念ながらご要望に応じることができず、見合わせていただけますでしょうか。
- 不意の予定ができてしまい、申し訳ありませんが、今回は出席できない見込みです。
- すでに社内の用事があるため、誠に遺憾ですが、その日には合わせられません。
- 体調を崩してしまい、大変心苦しいのですが、今回は辞退させていただきます。
↑例文の効果的な使い方
相手を配慮した丁寧な断り方の3つのポイント
相手に無礼がないように、丁寧に断りを入れる際のコツをいくつかご紹介します。具体的な理由の提供、代わりとなる案の提示、そして謝罪の言葉をうまく組み合わせましょう。
- 具体的な理由の提示：不都合の理由を簡潔かつ具体的に伝えることで、丁寧な印象を与えることができます。
- 残念ですが、その日は既に他の用事があるため
- 恐縮ですが、既に予定が入っているため
- 現在大変忙しい状況で、お手伝いをすることができず、誠に申し訳ありません。
「所用」という表現は、具体的な内容を詳しく伝えることなく、何かやむを得ない用事があることを相手に対して表すのに適した言葉です。この言葉は、公私問わず様々な場面で用いられる便利な言葉です。
もしご事情が許すのであれば、別の日程や手段での対応を提案してみるとよいでしょう。
- 再度、日程を調整することは可能でしょうか。
- 今回は難しいのですが、別日であれば相談にのることができるかもしれません。
また、謝罪の言葉を添えることで、より礼儀正しい印象を与えることができます。
- 大変申し訳ございませんが、
- 今回、ご期待に添えないことを深くお詫び申し上げます。
- ご希望に添えないことを、心苦しく思っております。
これらの点を踏まえた上で、下記のようにお断りの言葉を述べることができます。
「この度は、お誘いいただき誠にありがとうございます。誠に恐縮ですが、その日には予め所用があり、お会いすることができません。可能であれば来週の金曜日なら都合をつけられるかもしれません。ご迷惑をおかけし、心よりお詫び申し上げます。」
「今後、是非ともご一緒できれば」というような前向きな意志を示すことで、相手に対する配慮を表し、好印象を与えることが大切です。
この本に書かれている「気まずくならない断り方」の思想が好きだ。断るときの罪悪感や苦痛を軽減できる思考法。大事な心構えは↓
・自分の都合を優先して相手の誘いを断るのは悪いことではない
・断るときは「感謝→断り→代替案」の順で
・あらかじめ行けない理由をストックしておく… pic.twitter.com/Es30vp74mo— ぺい@本の紹介オタク📚 (@payforwardman) August 8, 2024
コミュニケーションのコツ
お断りする際は、「ご都合がつきません」とお伝えするときに、ただ拒否するのではなく、相手に対する心遣いを大切にし、丁寧な表現を使うことが重要です。実際の例文や異なる表現の例を参考にしてください。
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