レターパックには、差出人と受取人の情報を記入する専用のエリアがあります。
封筒には、送り主の氏名の際に「様」という敬称が既に印字されているため、その扱いに戸惑うことがあります。
通常、この「様」を除くのが礼儀であるとされています。
特に、ビジネスの場では、差出人氏名の後の敬称を取り去るのが一般的で、細やかなエチケットが相手に対するプロフェッショナルな印象を与える要因となります。
個人宛の際も同様に、敬称の正しい使い方によって良い印象を与えることが期待できます。
この記事では、レターパックにプリントされた「様」の正しい消去方法と、その後の適正な宛名の記載方法について解説します。
更に、それ以外の郵便に関するマナーについても詳細に説明していきます。
これを実践することで、受け手に良い印象を持たせることが可能です。
レターパックにおけるビジネス利用時の敬称「様」の適切な用途
レターパックを使用する場合、封筒に予め印字されている敬称「様」について注意が必要です。ことビジネス文書のやり取りでは、差出人の名称にも添えられた「様」を削除する慣習があります。
対照的に、個人宛の郵送物に関しては「様」を残すことが許容されることが多いです。このように郵便局の体制では、差出人と受取人の双方を敬う姿勢から、標準的に「様」という敬称を使用しています。
受取人向けに「様」を用いるのは通常通りですが、差出人に対しても同様に使用されていると、少し不自然に感じることがあるかもしれません。そこで、ビジネスシーンにおける差出人の敬称「様」の使用基準と、個人用レターパックのケースとでの扱いについて、以下にて詳しくご説明いたします。
ビジネス文書における「様」削除の重要性
レターパックは、ビジネスでの文書や小物の送受けに非常に役立つツールです。
ビジネス文書を送る際には、差出人の名前から「様」を削除するのが基本的なマナーとされています。
レターパックで送るときご依頼主の「ご」とかおところの「お」とか様を消すとか御中って書くとかなんでいちいちやらなきゃいけないんだ…???
元からそうなっていれば良くないかい??— としお (@CityBoyYokohama) October 23, 2024
このマナーを怠ると、相手に悪い印象を与えることがあり、プロフェッショナルな対応とは見なされません。
日本のビジネス環境では、細かな礼儀が非常に重要視され、しばしばビジネスの成功に直結することもあります。
適切なマナーを守ることは、相手企業への敬意を示し、自社のイメージ向上につながります。
個人利用時の書き方に関する柔軟な対応
個人ベースでのレターパックの利用においては、ビジネスシーンに比べて厳密な規則はそれほど存在しないものの、「様」の称呼を省略することが一般的な傾向にあります。
こうした微細な心配りが、相手への敬意の表現となり、相互の印象を良くする手伝いとなります。
こまやかなマナーを把握し適切に行うことは、個人同士のコミュニケーションにおいて敬意を示し、円滑な人間関係を築くために貢献します。
さらに、郵便物を受け取る側がその細心の注意に感謝の意を示すことも珍しくはありません。
レターパック使用時の「様」削除に関するエチケット
レターパックを使用する状況において、宛名部分にある「様」などの敬語を削除する方法には特に注意が必要です。通常は、黒色の筆記具を利用して横に２本の線を引くことによって敬称を取り除きます。
手段は様々ですが、黒いインクのペンを使用して、定規を使って直線をきちんと２本引く方法が、整理された印象を与えるとされています。この線は、縦方向であれ、横方向であれ、斜め方向に引いても構いませんが、書類の見た目を整える上で適した方向を選ぶことが大切です。
特にビジネス文書においては、このような微細な注意点がプロフェッショナリズムを際立たせ、書類の受取人に好印象を与えるためにとても重要視されます。敬称の適切な削除は、書類がいかに注意深く作成されたかを示すバロメーターとなりえます。
レターパックの正しい使用法とマナーについて
レターパックを使う場合、「様」を消すだけではなく、他にも守るべきマナーが存在します。以下に主要な点を示します。
「お」と「ご」の削除
レターパックの使用時には、「お届け先」「ご依頼人」などと記載されることがありますが、ビジネス文書の際はこれらの敬称を取り除くのがふさわしいとされています。「様」と同様に、「お」と「ご」も二本線で消去することが一般的です。
住所の正確な記載
個人間のやりとりでも、住所は省略せずに完全に記入することが肝心です。ビジネス文書では、正確な住所情報が取引の証拠となり、受取人の信頼を勝ち取るために必要です。
差出人情報の正確な記載
郵便物では、差出人の名前と住所の正確な情報が必要です。不完全な情報では郵便局が受け取りを拒否する場合もあり、また受け取り側が差出人を特定できないことに対して不安を感じることがあります。特にビジネスシーンでは、敬称の削除、住所の正確な記載、差出人情報の正しさは、相手を尊重し、専門的な態度を示すために欠かせないマナーです。
これらを適正に守ることで、良質なビジネス関係を構築する基盤が築かれます。
レターパック宛名の「様」を「御中」に変更する方法
レターパックを利用する際は、宛名欄の記載法に留意しましょう。通常は「様」という敬称が予め印字されているため、これは個人宛の郵便に適しています。しかし、企業や特定の部署宛てに送る場合は、「様」の部分を「御中」へと書き換えるのが適切です。この細やかな変更は、郵便が組織全体またはその特定部門宛てであることを示す際に要求されるマナーです。
「御中」の適切な使用シーン
宛名部分に個人名が含まれていないときに「御中」を使うのが適しています。この表現は、書類が組織内のどの人物でも受け取れる状況を考慮した際に用います。
例えば以下のような場合には「御中」を使用します。
- 〇〇株式会社 御中
- 〇〇株式会社 〇〇部 御中
- 〇〇市役所 〇〇課 御中
このとき、以前に書いた「様」は二重線で抹消し、「御中」を隣に新規に記載することになります。
「様」という敬称の使用シーン
敬称の「様」は、宛名に特定の個人名が指定されている場合に利用されるのが適当です。その名前の人物が直接取引の相手である際に、敬意を示すため「様」を使います。具体的には以下のようなシチュエーションが挙げられます。
- 〇〇株式会社 〇〇様
- 〇〇株式会社 〇〇課 〇〇様
- 〇〇株式会社 〇〇課 〇〇部長 〇〇様
個人を直接指し、その人宛に送る場合は「様」をそのまま採用し、適正な敬称としてこれを用いるのです。
ビジネス文書の返送を容易にするレターパックの準備方法
オフィスでは日々、様々な書類や品物の送受信が行われています。特に返信が求められるビジネス文書を処理する際には、あらかじめ返信用レターパックを準備し、その中に同封することが推奨されています。この記事では、返信用レターパックを手際よく準備する方法と、ビジネスにおける適切な記入エチケットについて解説します。
始めに、返信プロセスを円滑にするためには、レターパックに自身の住所、氏名、連絡先を予め記載しておくことが必要です。ビジネス文書の際には、「様」ではなく、「行」を敬称として用いるのが通例です。
返信用レターパックの具体的な手順は以下の通りです。
- 返信用レターパックの準備：送付するべき書類や物品のほかに返信用レターパックを準備します。
- 情報の記入：返信を受け取る自分の住所、氏名、電話番号を記入します。
- 敬称の変更：氏名の後に続く敬称を「様」から「行」に変更し、これが返信用であることを明記します。
- レターパックの折り方：レターパックを折って品物に同封する際は、二つ折りにします。
返信用レターパックに記載する情報は、自分以外のものは記入しないよう注意しましょう。これらのステップに従えば、ビジネス文書の返信手続きが滞りなく進み、相手にも好印象を与えることが可能です。
また、レターパックの折り方の注意点として、宛名が外見から確認できるように配慮し、封筒が不必要に膨らむことのないようにすることが大切です。これにより、返信時に扱いやすいことはもちろん、受け取った際の印象も良好に保つことができます。
適切な返信用レターパックの用意は、相手への敬意を表すとともに、効率的なコミュニケーションを図る上で非常に重要な要素です。
レターパックの依頼主欄の「様」を消すか消さないか問題、宛名シールをこう貼れば解決なのですが。 pic.twitter.com/w2P6W4e9le
— Kwuc Kenjiro (@kwuc_kenjiro) June 22, 2023
レターパックの種類とその特徴
レターパックは、A4サイズまでの物品を4キログラムまでの重さで、日本国内に限らず一定の料金で配送できる非常に便利な郵便サービスです。本サービスには、「レターパックライト」と「レターパックプラス」の2つのバリエーションが存在します。
レターパックライトの特徴：
- サイズ：340ミリメートル × 248ミリメートル（A4サイズ）
- 重量：最大4キログラム
- 厚み：最大3センチメートルまで
- 配達方法：郵便ポストに直接投函
- 料金：430円
レターパックプラスの特徴：
- サイズ：ライトと同じ
- 重量：ライトと同じ
- 厚み：3センチメートル以上も可能
- 配達方法：手渡しでの受け取り（受領印または署名が要る）
- 料金：600円
高価な書類の配送には、「レターパックプラス」が手渡しでの信頼性の高い受け取り方式を提供しており、大変便利です。加えて、どちらのオプションも荷物追跡機能付きで、土日や祝日にも速達に匹敵する速度で届けられます。
レターパックと速達の配送スピードに関する疑問点についても検討しています。また、それぞれの料金詳細に関しても解説がなされていますので、ご興味がある方は下記の内容を参照してください。
レターパックは、文書から衣服等の様々な品物を送りたい場合に使用でき、特にビジネスシーンにおいてよく利用されます。
レターパック宛名記入のエチケット：「様」の扱い方
レターパックを用いる際には、依頼主の「様」を二重線で削除することが一般的です。お届け先と依頼主の宛名には、通常「様」という敬称が既に印刷されているため、これをビジネスシーンにおいて適切に扱うことがマナーとされています。
個人の使用においても、敬称を修正し受取人に好印象を与えることが望ましいです。さらに、敬称の「お」や「ご」に関しても、シチュエーションに応じて適宜修正することが良しとされています。
そのほかのマナーとして、宛先が企業宛の場合「御中」を使用し、特定個人宛には「様」を用いるのが一般的です。また返信が必要な際には、自己の情報を記載し、「様」の代わりに「行」と記入したレターパックを折って商品と一緒に封入します。
これらの注意点を守ることによって、レターパックはビジネスコミュニケーションにおいても効果的に使えるツールとなり、受け取る相手にも適切な印象を与えることができます。
